在企業經營活動中，“會計檔案”的管理很容易被忽視，但實際又十分重要。

為什么說它重要?

因為會計檔案是企業生產經營活動結果最直觀的數據記錄，記錄了企業各項活動產生的各種經營數據，具體包括費用報銷單、支出憑證、借款單等財務單據，以上需按照原始憑證所要求填列的項目逐項填列齊全，不得遺漏和省略。

劃重點：企業各項經營，最直觀的數據記錄!

老板天天強調“我們要用數據說話”，“數據就是真理”，“數字證明一切”，“胸中有數，心中有術”，奈何財務總是心有余而力不足，按照傳統檔案管理流程——財務40%時間處理發票查驗，30%時間處理報銷憑證，15%時間打印整理裝訂，沒有有效的索引聯系，連查閱調閱檔案都不方便，更遑論數據統計分析!!!

會計檔案 管理究竟 能否爬出紙張的海洋？會計檔案能否徹底解決易用性的問題？會計檔案能否助力企業降本增效？會計檔案 又 能否挖掘更大的數據價值？

在回答這些問題之前，我們先來分析一下傳統會計檔案管理的劣勢。

傳統會計檔案管理劣勢

1、歸檔流程復雜。

財務人員需將所有檔案文件打印，人工匹配記賬憑證與原始憑證;匹配、貼票、裝訂消耗大量時間。

2、歸檔成本高昂。

紙質檔案的輸出、整理，消耗大量人力、物力;保管占用空間大，長期保存產生高額的維護成本。

3、索引利用不便。

紙質會計檔案與財務系統數據無法建立有效索引聯系，影響工作效率，調閱成本高、管理風險大。

4、不利于長期保存。

紙質檔案的保管不僅占用大量物理空間，且其受到溫濕度或者自然災害、意外事故影響大，易損毀。

5、不利于業務決策支持。

紙質會計檔案管理繁雜，很難形成有效的資源數據庫，導致無法進行數據分析，為經營管理決策提供有效的數據洞察。

傳統會計檔案管理的種種劣勢，使得推進企業檔案的數字化管理成為必然趨勢。

檔案管理的數字化趨勢

2020年3月、6月、11月，財政部、國家檔案局分別發布了財會【2020】6號文《關于電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》、《中華人民共和國檔案法》、《電子檔案單套管理一般要求(征求意見稿)》，明確了電子發票、行程單、銀行回單等多種電子會計憑證可以僅以電子形式報銷入賬歸檔。

2022年3月，國家檔案局印發《關于進一步加強機關業務系統電子文件歸檔與管理工作的通知》，明確了業務系統電子文件歸檔與管理工作的總體要求、主要任務和工作安排，并提出了推進業務系統歸檔工作的思路、模式與方法;2022年9月，《國務院辦公廳關于進一步優化營商環境降低市場主體制度性交易成本的意見》，已明確于2022年底前實現電子發票無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲;2023年1月，五省市稅局同時發文，宣布開展實施數電票開票試點，數電票時代全面來臨!

政策的驅動使得檔案管理的數字化建設發展進入快車道。

積極響應政策趨勢，憑借在財稅信息化和數字化領域的領先優勢，百望云升級了電子會計檔案產品解決方案，通過核算系統、報銷系統、資金系統、影像系統對企業會計資料進行自動采集，實現電子會計檔案在線采集、整理歸檔、查看調閱、檔案移交、鑒定銷毀的全生命周期管理，助力企業高效、便捷管理電子會計檔案。

百望云電子會計檔案解決方案的核心亮點：

數電票歸檔

支持數電票歸檔及無障礙預覽。上傳電子發票版式文件，自動票據識別結構化數據，智能分類高效利用;上傳電子發票XML文件，通過解析XML提取元數據，前端渲染數電票票面，方便在線預覽。

 

精準的全文檢索

通過OCR技術，可精準提取票面信息(包括一圖多票)，通過關鍵詞可準確高亮定位至關鍵檔案信息，同步聯查相關檔案資料，檔案利用事半功倍。

數據駕駛艙

優化檔案統計和數據分析能力，支持原始憑證庫數據量、記賬憑證數據量、會計賬簿數據量、財務報告數據量、其他會計資料數據量的統計展示;支持企業檔案成本分析測算，節約紙張、場地成本和減少碳排放量等的統計展示，企業檔案數據一目了然，助力數據價值挖掘。

 

檔案全生命周期

支持電子會計檔案自動采集、智能歸檔、查詢調閱、檔案移交、鑒定銷毀，實現在線化、自動化、數字化會計檔案閉環管理。

業財稅檔一體化

基于百望云數字商業平臺，電子會計檔案可與進銷項、費控報銷、納稅申報等財稅數字化產品深度融合，幫助企業完成業財稅檔一體化建設，全面提升交易與管理效率，賦能業務發展。

電子會計檔案完美的解決了傳統會計檔案管理的痛點，也回答了會計檔案管理能否爬出紙張海洋、徹底解決易用性、助力企業降本增效、挖掘更大的數據價值的問題。

以百望云金融行業的某銀行客戶為例，按照實際測算，在使用電子會計檔案后：

成本方面 ，該銀行減少紙質憑證232萬張，減少紙質賬簿241萬張，減少紙質會計報表5.2萬張，累計節約600多萬元成本。

效率方面 ，紙質原始單據從業務經辦人傳遞到財務核算人員和復核人員，最后歸檔到檔案部門，經歷4~5個環節，耗時2~5天，利用系統處理后，普通費用報銷在2個小時內便可完成;紙質檔案檢索和調閱時間為2小時，而電子會計檔案檢索平均時間為2分鐘，提高檔案利用效率60倍。

數據方面， 該銀行搭建了電子會計檔案資源數據庫，沉淀數據資產，為經營管理決策提供了重要的數據洞察，助力財務管理的數字化轉型。

所以，關于會計檔案管理，為什么他的公司“成本更低，效率更高，數據使用更有價值”，你有答案了么？

(新媒體責編：wa12)